การจัดการเอกสารลับ

การจัดการเอกสารลับ

การจัดการเอกสารลับ

การจัดการเอกสารลับ คือ การบริหารดูแล ปกป้องข้อมูลในเอกสารที่ไม่ต้องการเปิดเผยแก่สาธารณะ ซึ่งในอดีตเราคงเคยได้ยิ่งหนังสือราชการบ่อยครั้งที่เป็นเอกสารลับ แต่เนื่องจากในปัจจุบันข้อมูลต่างๆ ในองค์กรบางอย่างต้องมีการปกปิด เพื่อไม่ให้เป็นผลประโยชน์แก่คู่แข่งทางธุรกิจ ตัวอย่าง เอกสารลับต่างๆ เช่น เอกสารการประชุม เอกสารผลประกอบการ เอกสารทางบัญชี เอกสารทางการเงิน เอกสารทางประวัติส่วนตัว เอกสารหนังสือสัญญาข้อตกลง เป็นต้น

การเก็บรักษาเอกสารลับ เนื่องจากเอกสารลับเป็นข้อมูลที่สำคัญหากเป็นกระดาษก็สามารถเก็บเข้าตู้เซฟ หรือห้องเก็บเฉพาะได้ แต่หากเป็นสื่อทางด้านคอมพิวเตอร์ ควรใช้ระบบ Document Management Software เป็นซอฟแวร์สำหรับบริหารงานด้านเอกสาร ซึ่งจะสามารถกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูล เป็น การจัดการเอกสารลับ ที่อยู่ในรูปแบบสื่อทางคอมพิวเตอร์ เช่น ไฟล์เอกสาร วีดีโอภาพหรือเสียง เป็นต้น หรือการใช้บริษัทที่มีความชำนาญใน การจัดการเอกสารลับ ที่มีการออกแบบระบบการดูแลที่น่าเชื่อถือทำให้มีความมั่นใจได้ว่าเอกสารลับที่สำคัญๆ ได้รับการปกป้องอย่างปลอดภัยแน่นอน

การจัดการทำลายเอกสารลับ ในการทำลายเอกสารลับนั้น หากเป็นในรูปแบบกระดาษ สามารถทำลายได้โดยเครื่องทำลายเอกสาร หรือ เผาทำลาย แต่หากเป็นสื่อด้านอิเล็กทรอนิกส์ บางครั้งอาจจะต้องทำการเข้ารหัสข้อมูลก่อนการลบหรือทำลาย เพื่อป้องกันการกู้คืนข้อมูล

การจัดการเอกสารลับ ผู้ที่มีหน้าที่รับผิดชอบ ก็ถือได้ว่าเป็นหัวใจหลัก ในการดูแลเอกสาร ดังนั้นการเลือกบุคคลที่จะมาดูแลเอกสารลับ ต้องมีความซื่อสัตย์ ซื่อตรง มีใจรับองค์กร ไม่หวังแก่ประโยชน์ส่วนตน

กรกฎาคม 23rd, 2015 by