เทคโนโลยีการบริหารงานเอกสาร

เทคโนโลยีการบริหารงานเอกสาร

เทคโนโลยีการบริหารงานเอกสาร

เทคโนโลยีการบริหารงานเอกสาร การปฏิบัติงานด้านเอกสารภายในสํานักงาน เป็นสิ่งที่จำเป็นสำหรับองค์กรทุกๆแห่ง ไม่ว่าจะเป็นเอกสารด้าน บัญชี, การฝึกอบรม, สัญญา, เอกสารหลักฐานต่างๆ แต่เนื่องจากในปัจจุบันมีการนำเทคโนโลยีการบริหารงานเอกสารเข้ามาช่วยแปลสภาพจากเอกสารกระดาษไปเป็นสื่ออิเล็กทรอนิกส์เพื่อลดค่าใช้จ่าย ช่วยในเรื่องของการจัดการข้อมูล โดยซอฟแวร์ที่นำมาใช้จะเรียกว่า document management software ซึ่งปัจจุบันบริษัทใหญ่ๆ ได้มีการใช้งานเพื่อลดปัญหาต่างๆ ด้านเอกสาร

เทคโนโลยีการบริหารงานเอกสาร

เทคโนโลยีการบริหารงานเอกสาร

เทคโนโลยีการบริหารงานเอกสาร เนื่องจากในปัจจุบันเทคโนโลยีมีความก้าวหน้าขึ้นไปมากและประเทศไทยเองมีความเร็วอินเตอร์เน็ตมีความเร็วที่จะสามารถใช้งานมัลติมีเดียสื่อต่างๆ ได้ดีขึ้น นอกจากนี้มีระบบ 3G และ 4G ทำให้ระบบการจัดการต่างๆ เร็วขึ้น ซึ่งคนไทยสามารถเข้าถึงคอมพิวเตอร์ได้มากขึ้น ทำให้การทำหลายๆ อย่างสะดวกขึ้น เช่น การสืบค้นข้อมูลจากแหล่งเอกสารต่างๆได้โดยใช้เวลาเพียงเสี้ยววินาที ซึ่งหากเป็นสมัยก่อนจะต้องมีชั้นสำหรับเก็บเอกสารเป็นหมวดหมู่ทำให้เปลืองพื้นที่่การใช้งานและอายุของเอกสารก็สั้น และด้วย เทคโนโลยีการบริหารงานเอกสาร นี้ทำให้มีการแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างองค์กรต่างๆ

ประโยชน์ของเทคโนโลยีการบริหารงานเอกสาร มีดังนี้

– ช่วยลดค่าใช้จ่ายด้านเอกสาร เช่น ค่ากระดาษ, ค่าหมึกการพิมพ์, ค่าขนส่ง และยังช่วยอนุรักษณ์ทรัพยากรธรรมชาติ และมลพิษต่างๆ ในทางออ้มอีกด้วย

– การเก็บรักษาเอกสารเป็นไปได้ง่าย ปลอดภัย และยาวนานยิ่งขึ้น

– ช่วยในเรื่องของการปฏิบัติงาน เช่นการค้นหาข้อมูล, การเผยแพร่ข้อมูล ทำได้อย่างง่าย

– ลดการซ้ำซ้อนงานด้านเอกสาร และขั้นตอนการทำงาน

– เพิ่มความน่าเชื่อถือของเอกสาร ซึ่งสามารถนำไปใช้ประเมิน หรือเก็บแปลงเป็นสถิติเพื่อใช้ในการวิเคราะห์บริหารต่อไปได้

 

มิถุนายน 24th, 2015 by