Category: โปรแกรมสำนักงาน

เทคโนโลยีการบริหารงานเอกสาร
มิถุนายน 24th, 2015 by admin

เทคโนโลยีการบริหารงานเอกสาร

เทคโนโลยีการบริหารงานเอกสาร การปฏิบัติงานด้านเอกสารภายในสํานักงาน เป็นสิ่งที่จำเป็นสำหรับองค์กรทุกๆแห่ง ไม่ว่าจะเป็นเอกสารด้าน บัญชี, การฝึกอบรม, สัญญา, เอกสารหลักฐานต่างๆ แต่เนื่องจากในปัจจุบันมีการนำเทคโนโลยีการบริหารงานเอกสารเข้ามาช่วยแปลสภาพจากเอกสารกระดาษไปเป็นสื่ออิเล็กทรอนิกส์เพื่อลดค่าใช้จ่าย ช่วยในเรื่องของการจัดการข้อมูล โดยซอฟแวร์ที่นำมาใช้จะเรียกว่า document management software ซึ่งปัจจุบันบริษัทใหญ่ๆ ได้มีการใช้งานเพื่อลดปัญหาต่างๆ ด้านเอกสาร

เทคโนโลยีการบริหารงานเอกสาร

เทคโนโลยีการบริหารงานเอกสาร

เทคโนโลยีการบริหารงานเอกสาร เนื่องจากในปัจจุบันเทคโนโลยีมีความก้าวหน้าขึ้นไปมากและประเทศไทยเองมีความเร็วอินเตอร์เน็ตมีความเร็วที่จะสามารถใช้งานมัลติมีเดียสื่อต่างๆ ได้ดีขึ้น นอกจากนี้มีระบบ 3G และ 4G ทำให้ระบบการจัดการต่างๆ เร็วขึ้น ซึ่งคนไทยสามารถเข้าถึงคอมพิวเตอร์ได้มากขึ้น ทำให้การทำหลายๆ อย่างสะดวกขึ้น เช่น การสืบค้นข้อมูลจากแหล่งเอกสารต่างๆได้โดยใช้เวลาเพียงเสี้ยววินาที ซึ่งหากเป็นสมัยก่อนจะต้องมีชั้นสำหรับเก็บเอกสารเป็นหมวดหมู่ทำให้เปลืองพื้นที่่การใช้งานและอายุของเอกสารก็สั้น และด้วย เทคโนโลยีการบริหารงานเอกสาร นี้ทำให้มีการแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างองค์กรต่างๆ

ประโยชน์ของเทคโนโลยีการบริหารงานเอกสาร มีดังนี้

– ช่วยลดค่าใช้จ่ายด้านเอกสาร เช่น ค่ากระดาษ, ค่าหมึกการพิมพ์, ค่าขนส่ง และยังช่วยอนุรักษณ์ทรัพยากรธรรมชาติ และมลพิษต่างๆ ในทางออ้มอีกด้วย

– การเก็บรักษาเอกสารเป็นไปได้ง่าย ปลอดภัย และยาวนานยิ่งขึ้น

– ช่วยในเรื่องของการปฏิบัติงาน เช่นการค้นหาข้อมูล, การเผยแพร่ข้อมูล ทำได้อย่างง่าย

– ลดการซ้ำซ้อนงานด้านเอกสาร และขั้นตอนการทำงาน

– เพิ่มความน่าเชื่อถือของเอกสาร ซึ่งสามารถนำไปใช้ประเมิน หรือเก็บแปลงเป็นสถิติเพื่อใช้ในการวิเคราะห์บริหารต่อไปได้

 

Posted in Document Management, ข่าวสารด้านไอที, โปรแกรมสำนักงาน Tagged with:

Personal document management
มิถุนายน 11th, 2015 by admin

Personal Document Management

Personal document management helps collecting and warning about upcoming tasks which can be performed from anywhere via the cloud database or company’s server. It reduces the risks and damage from virus attacks or computer crashes. Google is giving free space for document management but the interesting features are not free. Anyway users have to connect to the Internet at all times.

Now, Personal Document Management Development of cloud technology and computing media. Many organizations use technology document management software For documents within the organization.

Personal document management

Personal document management

Electronics Document Management

Electronic Document Management is the computer media and files management. It will help keep a huge amount of documents in media which is much smaller and easier to retrieve. Moreover, it is easily applied with document management software.

Electronics Document Management

Electronics Document Management

Electronics Document Management, E- Document Management or EDM, for SME, may easily apply document management philosophy of ISO standard with a File Server and backup system. It may help, basically, but they hardly get enough features without implementing true Document Management Software.

 

Posted in Document Management, โปรแกรมสำนักงาน Tagged with: ,

มีนาคม 9th, 2015 by admin

hmailserver

hmailserver

hmailserver

hmailserver คือ โปรแกรมสำหรับทำระบบเมล์ server อย่างง่ายๆ สำหรับไว้ใช้งานในบริษัทกัน เมื่อพูดถึงว่าในบริษัทต้องการจะมี mail server สักตัวหนึ่งจริงๆ แล้วควรจะมีเจ้าหน้าที่ไอทีสักคนหนึ่ง เคยต้องค่อยดูแลปัญหาไอทีต่างๆ ในบริษัท หรืออาจจะจ้าง outsource หรือพนักงานสัญญาจ้างของบริษัทที่ให้บริการ อาจจะจ้างเป็นสัญญาเดือนละกี่ครั้งๆ ที่จะต้องเข้ามาดูแลก็ว่ากันไป ก็จะถูกกว่าการจ้างพนักงานหนึ่งคน ที่นี้มาพูดเรื่องกรณีไม่มีงบประมาณในการจ้าง ก็ต้องดูแลระบบเองในบริษัท อีเมล์ถือได้ว่าเป็นสิ่งที่สำคัญในปัจจุบันที่เป็นทางการ แต่การที่จะเช่าโฮสเพื่อใช้งานอีเมล์ก็ต้องคำนึงถึงพื้นที่และระบบต่างๆ ของผู้ให้บริการด้วย โดยวันนี้จะใช้โปรแกรมเพื่อดึงอีกเมล์จากโฮสติ้งที่เช่าไวลงมาเก็บยังระบบ หรือ mail server

hmailserver สามารถดาวโหลดได้ฟรีที่เว็บไซต์ https://www.hmailserver.com/ เมื่อดาวโหลดมาแล้ว ก็หาคอมพิวเตอร์สักตัวหนึ่ง ไม่จำเป็นต้องเป็น server ราคาแพง แค่ CPU i3 หรือ CPU AMD ราคาถูกๆ ก็ทำงานได้แล้ว แต่เน้นเรื่องพื้นที่เยอะๆ หน่อย ก็คำนวณเอาว่าต้องการเก็บอีเมล์ไว้นานแค่ไหน และปริมาณผู้ใช้งาน เนื่องจากขั้นตอนการติดตั้งโปรแกรมจะเยอะ เลยต้องขออนุญาตเขียนไว้ในบทความถัดไปแทน

ข้อดีของhmailserver

– เป็นโปรแกรมที่ง่าย ไม่จำเป็นต้องมีทักษะไอทีสูงก็ทำได้

– เป็นโปรแกรมฟรี อยู่ ณ ตอนนี้

– มีระบบตั้งเงื่อนไขการกรองอีเมล์ขยะ spam mail ได้

ข้อเสียของhmailserver

– การตั้ง SMTP smart host หรือ SMTP Reley host คือการส่งอีเมล์ออกโดยผ่านที่อื่น ส่วนตัวแล้วมองว่าเป็นข้อเสีย คือจะต้องกำหนดตั้งค่าอีเมล์ที่ใช้งานการส่งออก โดยกรอก username and password ของอีเมล์ที่จะใช้ส่ง หรือที่เรียกกว่า SMTP Authentication ได้แค่บัญชีอีเมล์อันเดียว ดังนั้น หากต้องการส่งอีเมล์ออกโดยใช้อีเมล์ของแต่ละ account จะต้องตั้งค่า SMTP Authentication ในโปรแกรมเมล์ client เช่น outlook, Thunderbird, windows live mail ฯลฯ ให้สามารถส่งอีเมล์ออกโดยเครื่องผู้ใช้งานเอง

– การแยก folder สำหรับเก็บข้อมูลอีเมล์ยังดูได้ลำบาก เช่น folder จะมีตั้งชื่อเป็นการเข้าหรอ AE, DB, BA ทำให้เวลาต้องการดูเนื้อหาอีเมล์ จะต้องดู log mail ก่อนว่าเนื้อหาอยู่ folder ชื่ออะไร

วันนี้ก็กล่าวเบื้องต้นสำหรับ โปรแกรมบริหารจัดการเอกสาร ที่เป็นการจัดการอีเมล์ไว้เท่านี้ก่อนแล้วจะมาเขียนขั้นตอนการติดตั้งและการใช้งานให้อีกครั้ง โปรดติดตามในบทความต่อไป

 

Posted in IT Happy, ซอฟแวร์รีวิว, โปรแกรมสำนักงาน Tagged with: , ,

กุมภาพันธ์ 11th, 2015 by admin

App จัดการเอกสาร

App จัดการเอกสาร ในปัจจุบันนี้ปี 2015 ไปไหนมาไหน ก็จะเห็นคนไทยจองมองกันแต่มือถือ หรือ smart phone ขนาดคนที่อยู่ตรงหน้ากันยังไม่ค่อยพูดจากันเลย สังคมคนไทยจะเป็นอย่างไรต่อไปนี้ ผมเองก็ต้องใช้ชีวิตอยู่นอกบริษัท ต้องทำการตามร้านกาแฟหลูๆ หรือข้างถนนป้ายรถเมล์ก็มี แล้วแต่งานเร่งหรือมีปัญหา ช่างเป็นอะไรที่ทุ่มเทหรือ…. อะไรก็ไม่รู้ ชีวิตลูกจ้าง รับเงินเขาแล้วก็ต้องทำงานให้ดี พอได้ทำงานนอกออฟฟิต มองแต่มือถือกับไอแพค ก็คิดไอเดียขึ้นมาได้ อยากให้คนไทยมี Application ที่รองรับบนมือถือบ้าง ก็เริ่มจัดการค้นหาเลย ค้นไปค้นมาก็ไปเจอ App จัดการเอกสาร ที่ผลิตโดยคนไทยก็แล้วเข้าไปอ่านดู

App จัดการเอกสาร ยังไม่เคยใช้งานหรอกครับ แต่มันเป็นอะไรที่ดีไม่ใช่หรอที่จะมีระบบจัดการสักอันหนึ่งเข้ามาช่วยเป็นมาตราฐานในองค์กรหรือบริษัทเรา เพราะต่างคนก็ต่างมีมาตราฐานของตัวเอง ดังนั้นการทำงานเป็นทีมก็อาจจะมีปัญหาหรือถ้ามีพนักงานออกไปเราก็จะต้องไปนั่งตามหาเอกสารข้อมูลวุ่นวายแน่ ทีนี้เราจะได้รู้ว่าไอทีและเทคโนโลยีมีความสำคัญแล้ว ในยามที่เราต้องการมัน สำหรับ App จัดการเอกสาร บนมือถือก็มีนะ ถ้าเราลองค้นหาดู App จัดการเอกสาร บน andriod หรือ iOS

โปรแกรมจัดการเอกสาร

โปรแกรมจัดการเอกสาร หรือบางคนบางท่านอาจจะต้องการเป็น โปรแกรมจัดเก็บเอกสาร สองอย่างนี้จะแตกต่างกันนะครับ อย่าเข้าใจผิดคิดเป็นอย่างเดียวกัน โปรแกรมจัดการเอกสาร คือ โปรแกรมที่ใช้บริหารจัดหมวดหมู่ ประเภท การกำหนดสิทธิ ความปลอดภัย ให้ลองนึกถึงห้องสมุดดูนะครับ จะมีวิธีการจัดการหนังสือต่างๆอย่างไรบ้าง ส่วน โปรแกรมจัดเก็บเอกสาร คือ โปรแกรมที่เป็นสือหรือวิธีการบึกทึก รวบรวม เอกสาร โดยที่ โปรแกรมจัดเก็บเอกสาร  จะเป็นส่วนย่อยของ โปรแกรมจัดการเอกสาร นะครับ ดังนั้น

โปรแกรมจัดการเอกสาร และ โปรแกรมจัดเก็บเอกสาร  จึงแตกต่างกัน แต่ก็มีบริษัทหลายๆแห่งคิดค้นโปรแกรมทั้งสองอย่างไว้รวมกัน จึงทำให้หลายๆคนก็นึกว่าเป็นตัวเดียวกัน

โปรแกรมเฉพาะด้าน เช่น

SMEasy Doc ออกใบเสนอราคา ออกใบเสร็จ ออกใบแจ้งราคาสินค้า สำหรับธุรกิจขนาดเล็กถึงกลาง SMEs เป็นเรื่องง่าย

DocScan โปรแกรมสแกนเอกสาร ฟรี DocScan เก็บเป็นไฟล์ บนเครื่องคอมฯ

DocuWorks ใช้จัดเก็บ ค้นหาเอกสารดิจิตอล

Posted in ซอฟแวร์รีวิว, เทคโนโลยีความปลอดภัย, โปรแกรมสำนักงาน Tagged with: , ,