Category: Document Management

การจัดการเอกสารลับ
กรกฎาคม 23rd, 2015 by admin

การจัดการเอกสารลับ

การจัดการเอกสารลับ คือ การบริหารดูแล ปกป้องข้อมูลในเอกสารที่ไม่ต้องการเปิดเผยแก่สาธารณะ ซึ่งในอดีตเราคงเคยได้ยิ่งหนังสือราชการบ่อยครั้งที่เป็นเอกสารลับ แต่เนื่องจากในปัจจุบันข้อมูลต่างๆ ในองค์กรบางอย่างต้องมีการปกปิด เพื่อไม่ให้เป็นผลประโยชน์แก่คู่แข่งทางธุรกิจ ตัวอย่าง เอกสารลับต่างๆ เช่น เอกสารการประชุม เอกสารผลประกอบการ เอกสารทางบัญชี เอกสารทางการเงิน เอกสารทางประวัติส่วนตัว เอกสารหนังสือสัญญาข้อตกลง เป็นต้น

การเก็บรักษาเอกสารลับ เนื่องจากเอกสารลับเป็นข้อมูลที่สำคัญหากเป็นกระดาษก็สามารถเก็บเข้าตู้เซฟ หรือห้องเก็บเฉพาะได้ แต่หากเป็นสื่อทางด้านคอมพิวเตอร์ ควรใช้ระบบ Document Management Software เป็นซอฟแวร์สำหรับบริหารงานด้านเอกสาร ซึ่งจะสามารถกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูล เป็น การจัดการเอกสารลับ ที่อยู่ในรูปแบบสื่อทางคอมพิวเตอร์ เช่น ไฟล์เอกสาร วีดีโอภาพหรือเสียง เป็นต้น หรือการใช้บริษัทที่มีความชำนาญใน การจัดการเอกสารลับ ที่มีการออกแบบระบบการดูแลที่น่าเชื่อถือทำให้มีความมั่นใจได้ว่าเอกสารลับที่สำคัญๆ ได้รับการปกป้องอย่างปลอดภัยแน่นอน

การจัดการทำลายเอกสารลับ ในการทำลายเอกสารลับนั้น หากเป็นในรูปแบบกระดาษ สามารถทำลายได้โดยเครื่องทำลายเอกสาร หรือ เผาทำลาย แต่หากเป็นสื่อด้านอิเล็กทรอนิกส์ บางครั้งอาจจะต้องทำการเข้ารหัสข้อมูลก่อนการลบหรือทำลาย เพื่อป้องกันการกู้คืนข้อมูล

การจัดการเอกสารลับ ผู้ที่มีหน้าที่รับผิดชอบ ก็ถือได้ว่าเป็นหัวใจหลัก ในการดูแลเอกสาร ดังนั้นการเลือกบุคคลที่จะมาดูแลเอกสารลับ ต้องมีความซื่อสัตย์ ซื่อตรง มีใจรับองค์กร ไม่หวังแก่ประโยชน์ส่วนตน

Posted in Document Management, เทคโนโลยีความปลอดภัย, ไอทีกับธุรกิจ Tagged with: , , ,

เทคโนโลยีการบริหารงานเอกสาร
มิถุนายน 24th, 2015 by admin

เทคโนโลยีการบริหารงานเอกสาร

เทคโนโลยีการบริหารงานเอกสาร การปฏิบัติงานด้านเอกสารภายในสํานักงาน เป็นสิ่งที่จำเป็นสำหรับองค์กรทุกๆแห่ง ไม่ว่าจะเป็นเอกสารด้าน บัญชี, การฝึกอบรม, สัญญา, เอกสารหลักฐานต่างๆ แต่เนื่องจากในปัจจุบันมีการนำเทคโนโลยีการบริหารงานเอกสารเข้ามาช่วยแปลสภาพจากเอกสารกระดาษไปเป็นสื่ออิเล็กทรอนิกส์เพื่อลดค่าใช้จ่าย ช่วยในเรื่องของการจัดการข้อมูล โดยซอฟแวร์ที่นำมาใช้จะเรียกว่า document management software ซึ่งปัจจุบันบริษัทใหญ่ๆ ได้มีการใช้งานเพื่อลดปัญหาต่างๆ ด้านเอกสาร

เทคโนโลยีการบริหารงานเอกสาร

เทคโนโลยีการบริหารงานเอกสาร

เทคโนโลยีการบริหารงานเอกสาร เนื่องจากในปัจจุบันเทคโนโลยีมีความก้าวหน้าขึ้นไปมากและประเทศไทยเองมีความเร็วอินเตอร์เน็ตมีความเร็วที่จะสามารถใช้งานมัลติมีเดียสื่อต่างๆ ได้ดีขึ้น นอกจากนี้มีระบบ 3G และ 4G ทำให้ระบบการจัดการต่างๆ เร็วขึ้น ซึ่งคนไทยสามารถเข้าถึงคอมพิวเตอร์ได้มากขึ้น ทำให้การทำหลายๆ อย่างสะดวกขึ้น เช่น การสืบค้นข้อมูลจากแหล่งเอกสารต่างๆได้โดยใช้เวลาเพียงเสี้ยววินาที ซึ่งหากเป็นสมัยก่อนจะต้องมีชั้นสำหรับเก็บเอกสารเป็นหมวดหมู่ทำให้เปลืองพื้นที่่การใช้งานและอายุของเอกสารก็สั้น และด้วย เทคโนโลยีการบริหารงานเอกสาร นี้ทำให้มีการแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างองค์กรต่างๆ

ประโยชน์ของเทคโนโลยีการบริหารงานเอกสาร มีดังนี้

– ช่วยลดค่าใช้จ่ายด้านเอกสาร เช่น ค่ากระดาษ, ค่าหมึกการพิมพ์, ค่าขนส่ง และยังช่วยอนุรักษณ์ทรัพยากรธรรมชาติ และมลพิษต่างๆ ในทางออ้มอีกด้วย

– การเก็บรักษาเอกสารเป็นไปได้ง่าย ปลอดภัย และยาวนานยิ่งขึ้น

– ช่วยในเรื่องของการปฏิบัติงาน เช่นการค้นหาข้อมูล, การเผยแพร่ข้อมูล ทำได้อย่างง่าย

– ลดการซ้ำซ้อนงานด้านเอกสาร และขั้นตอนการทำงาน

– เพิ่มความน่าเชื่อถือของเอกสาร ซึ่งสามารถนำไปใช้ประเมิน หรือเก็บแปลงเป็นสถิติเพื่อใช้ในการวิเคราะห์บริหารต่อไปได้

 

Posted in Document Management, ข่าวสารด้านไอที, โปรแกรมสำนักงาน Tagged with:

Personal document management
มิถุนายน 11th, 2015 by admin

Personal Document Management

Personal document management helps collecting and warning about upcoming tasks which can be performed from anywhere via the cloud database or company’s server. It reduces the risks and damage from virus attacks or computer crashes. Google is giving free space for document management but the interesting features are not free. Anyway users have to connect to the Internet at all times.

Now, Personal Document Management Development of cloud technology and computing media. Many organizations use technology document management software For documents within the organization.

Personal document management

Personal document management

Electronics Document Management

Electronic Document Management is the computer media and files management. It will help keep a huge amount of documents in media which is much smaller and easier to retrieve. Moreover, it is easily applied with document management software.

Electronics Document Management

Electronics Document Management

Electronics Document Management, E- Document Management or EDM, for SME, may easily apply document management philosophy of ISO standard with a File Server and backup system. It may help, basically, but they hardly get enough features without implementing true Document Management Software.

 

Posted in Document Management, โปรแกรมสำนักงาน Tagged with: ,